Практичная и простая методика документирования бизнес-процессов

Рубрика: 3. Логистика

Описание бизнес-процессов является весьма популярной темой. Немало усилий направлено на разработку методологии[1]. К сожалению, удачных внедрений не так уж много. На мой взгляд, связано это с относительной громоздкостью предлагаемых методов. Зачастую описание бизнес-процессов используют как элемент внедрения ERP-систем или при сертификации по ISO 9000. В этих случаях описание процессов должно соответствовать определенным стандартам, и не может быть выполнено без участия соответствующих специалистов. В то же время описание бизнес-процессов является независимым важным элементом упорядочения бизнеса[2].

Предлагаю вашему вниманию простую методику[3], основанную на личном опыте внедрения подобных систем в четырех компаниях. Для внедрения не требуется, ни специальных знаний, ни программных средств. Только здравый смысл и настойчивость!

Основа идеи – использование коротких документов трех уровней:

  • политика – определяет, чего мы хотим добиться и зачем;
  • процедура – определяет, кто делает, что и когда (в какой последовательности);
  • инструкция – определяет, как это делать.

Такая структура документов позволяет снизить нагрузку на топ-менеджеров, которые привлекаются только для разработки политик. Вместо одного или нескольких бесконечно длинных документов, от взгляда на которые становится грустно, создается масса коротких с «говорящими» заголовками. Документы организуются благодаря продуманному классификатору, повышается читабельность и интерес к ним. Доступ к Справочнику документов организуется через рубрикатор, размещенный в файле Excel. Структура, организованная в файле, позволяет «сворачивать» и «разворачивать» рубрики, искать документы по ключевым словам, автору, дате.

По мере развития вашего Справочника, к сожалению, вы начнете ощущать и некоторые недостатки столь простого подхода. Что ж, к этому моменту, у вас уже будет накоплен опыт, и вы с бóльшим пониманием сможете выбрать, и серьезную методику, и специализированное программное обеспечение для дальнейшего развития системы документирования и оптимизации ваших бизнес-процессов.

Итак, загрузите ваш первый Справочник документов!

Скачать заметку в формате Word 2007 Методика документирования бизнес-процессов

Скачать презентацию в формате PowerPoint 2007 Документирование бизнес-процессов

Эта презентация может быть использована для продвижения идей руководству и коллегам.


[1] См., например, Климчук А. Сафари на бизнес-процессы. http://www.cfin.ru/itm/standards/bp_review.shtml

[2] См., например, работы Михаила Рыбакова на http://mrybakov.ru/

[3] При разработке мною методики в 1999 году использовались идеи Gregory Rayter http://www.rayter.com/annot1998_1_4.html

Комментарии: (1)

Спасибо! Отличный подход!


Прокомментировать