Если вы хотите предоставить доступ к сводной диаграмме другим пользователям, но не хотите, чтобы они изменяли структуру сводной таблицы либо получали доступ к исходным данным, отличным решением будет интерактивная веб страница, размещенная в облаке OneDrive.[1]

На рис. 1 показан лист Excelс отчетом Первые N заказчиков, включающий ряд срезов. Исходные данные и сводная таблица находятся на других листах.

Рис. 1. Рабочий лист Excel, отображаемый в виде веб-страницы

Подробнее »Интерактивная веб страница на основе книги Excel

Программа Excel является прекрасным средством обработки и анализа данных. По сути, сводные таблицы сами по себе являются доказательством аналитической мощи Excel. Однако, говоря обо всех достоинствах программы, нельзя не упомянуть и об одном существенном упущении. Программа Excel построена на относительно простой платформе управления данными, обладающей тремя недостатками. [1]

• Размер набора данных сильно влияет на скорость обработки данных в сводной таблице. Это накладывает серьезные ограничения на эффективность использования сводных таблиц как самодостаточных структур. Причина подобного поведения программы — в специфике управления оперативной памятью. Файл при открытии в Excel полностью перемещается в оперативную память для более быстрой обработки и доступа к данным. Но при этом в программе не реализован надежный механизм оптимального управления оперативной памятью при извлечении из нее даже небольшого фрагмента данных. Несмотря на то что в Excel 2013 предусматривается использование до 1 млн. строк и 16 тыс. столбцов, даже средние по размеру наборы данных приводят к значительным задержкам при обработке.
• Отсутствие реляционной модели данных вынуждает нас использовать «плоские» таблицы, которые хранят избыточные данные и увеличивают вероятность появления ошибок.
• Отсутствие индексации полей данных в Excel для оптимизации процесса извлечения больших объемов данных.

Подробнее »Внешние источники данных для создания сводной таблицы

В Excel 2013 появился новый аналитический механизм: модель данных. Каждая рабочая книга располагает собственной внутренней моделью данных, упрощающей анализ разрозненных источников данных. [1] Идея, заложенная в основу модели данных, проста. Предположим, что в вашем распоряжении имеются две таблицы: Заказы (рис. 1) и Сотрудники (рис. 2). В таблице Заказы содержится информация о сделках (код сотрудника, дата и сумма счета-фактуры, период продаж). В таблице Сотрудники находится информация о сотрудниках: код, фамилия, имя и должность. Если нужно проанализировать суммы продаж в зависимости от должности сотрудника, следует объединить информацию, содержащуюся в двух таблицах. Чтобы ваши данные имели вид Таблицы – инструмента Excel(поэтому пишется с заглавной буквы) – кликните на любой ячейке таблицы данных и выполните команду Создать Таблицу: Ctrl+T.

Рис. 1. Информация о сделках

Подробнее »Сводная таблица на основе внутренней модели данных

Нередко исходные данные хранятся не в одном диапазоне данных, а в нескольких, или на разных листах, а то и в различных книгах… Не говоря уже данных, хранящихся не в Excel, а в текстовых файлах, таблицах Access или SQL Server. В этой заметке будет рассмотрены приемы работы с множественными диапазонами, т.е. с отдельными наборами данных, расположенными в одной рабочей книге. Эти наборы либо разделены пустыми ячейками (рис. 1), либо находятся на разных рабочих листах. [1] В следующей заметке будут рассмотрено создание сводной таблицы на основе внешних источников данных.

Рис. 1. Лист с тремя диапазонами данных, которые нужно свести вместе, чтобы проанализировать их как единую группу

Подробнее »Сводная таблица на основе нескольких листов или диапазонов консолидации

В версиях Excel, предшествующих Excel 2007, условное форматирование позволяло всего лишь динамически изменять цвета или текстовое форматирование значений в ячейках в зависимости от заранее заданных условий. [1] В Excel 2007 средства условного форматирования были значительно расширены возможностями визуализации, включая использование в ячейках гистограмм, цветовых шкал и наборов значков. Эти новые средства позволяют создавать окна в стиле управляющих консолей, позволяющих быстро найти информацию, выделенную самыми различными цветами и оттенками. И что более важно, теперь условное форматирование эффективно применяется в сводных таблицах. В частности, это означает применимость условного форматирования не только к данным, но и к структуре сводной таблицы в целом.

Прочитав эту заметку, вы научитесь применять средства условного форматирования в сводных таблицах, что позволит создавать красочные интерактивные презентации, не требующие применения сводных диаграмм. Начнем с простого примера сводной таблицы (рис. 1). Предположим, требуется в графическом виде получить отчет, который позволил бы менеджерам ознакомиться с объемами продаж, совершенными в каждом временном периоде. Для решения этой задачи можно создать сводную диаграмму либо воспользоваться условным форматированием. В рассматриваемом примере обратимся к упрощенному сценарию и выберем условное форматирование (гистограммы).

Рис. 1. Исходная сводная таблица

Подробнее »Условное форматирование в сводных таблицах

Большинство людей лучше воспринимают информацию в графическом, а не цифровом виде. Сводные таблицы со своими невероятно широкими возможностями впечатляют только тех, кто готовит итоговую информацию к просмотру. С другой стороны, люди, которые принимают ответственные решения на основе проанализированных данных, предпочитают изучать эти самые данные в виде диаграмм и графиков. [1] Диаграммы нагляднее, четче и информативнее. На них легче отслеживать общие тенденции и различия в зависимостях, а также делать прогнозы на будущее. К тому же современные менеджеры, маркетологи и директора предпочитают получать информацию максимально быстро, а диаграммы как нельзя лучше помогают добиться выдвигаемых современной жизнью требований. Если сводные таблицы — это аналитическое средство, то сводные диаграммы — визуальное.

Подробнее »Сводные диаграммы в Excel 2013