7. Полезняшки Excel

Задание координат объекта DataLabel (подписи данных на диаграмме)

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Это глава из книги Билла Джелена Гуру Excel расширяют горизонты: делайте невозможное с Microsoft Excel.

Задача: объект DataLabel (метка подписи данных на диаграмме) не имеет, ни собственной высоты, ни ширины, и Excel не позволяет пользователю изменять его размер. В некоторых ситуациях вам может потребоваться определить эти свойства. Например, когда подписи наезжают друг на друга (рис. 1).

Рис. 1. Вы хотите узнать высоту и ширину объекта DataLabel для точки (210; 414)

Рис. 1. Вы хотите узнать высоту и ширину объекта DataLabel для точки (210; 414)

Читать полностью

Создание сводной таблицы на основе нескольких листов

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Это глава из книги Билла Джелена Гуру Excel расширяют горизонты: делайте невозможное с Microsoft Excel.

Задача: у вас данных больше, чем может поместиться на одном листе, или данные по иным причинам распределены на нескольких листах (например, один месяц – один лист, рис. 1, или один отдел – один лист). Вы хотите создать сводную таблицу из данных, распределенных между несколькими листами. В старых версиях Excel функция консолидации работает, мягко выражаясь, странно (см., Сводная таблица на основе нескольких листов). Начиная с Excel 2013 функция консолидации значительно улучшена (см. Сводная таблица на основе нескольких листов или диапазонов консолидации). Книга Джелена вышла в 2009 г., так что метод, предложенный в настоящей заметке, возможно, и не представляет значительной практической ценности. Однако, как я уже упоминал ранее, материалы Джелена методически интересны сами по себе, поэтому я счел полезным перевести и эту главу.

Рис. 1. Исходные данные расположены на пяти листах

Рис. 1. Исходные данные расположены на пяти листах

Читать полностью

Добавление формул в рисунки SmartArt

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Это глава из книги Билла Джелена Гуру Excel расширяют горизонты: делайте невозможное с Microsoft Excel.

Задача: для поклонников Excel одним из разочарований является статичность текста диаграмм SmartArt. Штатными средствами нельзя сделать так, чтобы содержание текста диаграммы SmartArt определялось динамически на основе формул.

Решение: вы можете пойти в обход; используйте инструмент SmartArt для построения диаграммы, преобразуйте диаграмму в фигуру, и лишь после этого примените формулы к тексту фигур.

На рис. 1 запрос к базе данных продаж, расположенной в столбцах А:С, возвращает в диапазон G4:G6 суммарные продажи по каждому агенту. Для этого используется функция СУММЕСЛИ. Например, в ячейке G4 формула: =СУММЕСЛИ($A$4:$A$204;F4;$C$4). Любопытно, что в качестве третьего аргумента – диапазона суммирования – используется указание на одну ячейку $C$4, а не на диапазон $C$4: $С$204. В ячейках Е4:Е6 используется функция РАНГ. Например, в ячейке Е4 формула: =РАНГ(G4;$G$4:$G$6). В диапазоне Е8:G10 те же результаты представлены по рангу. Для этого использованы формулы на основе функции ВПР (подробнее см. Использование ВПР для решения общих проблем, параграф Сортировка с помощью формулы). Эти результаты являются полезными, но им не хватает визуального эффекта.

Рис. 1. Формулы дают полезную, но визуально бедную информацию

Рис. 1. Формулы дают полезную, но визуально бедную информацию

Читать полностью

Быстрое создание большого числа имен диапазонов

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Это глава из книги Билла Джелена Гуру Excel расширяют горизонты: делайте невозможное с Microsoft Excel.

Задача: если вы решите, что сложные формулы выиграют в выразительности, если будут ссылаться на имена диапазонов, а не на адреса ячеек, у вас возникнет задача создания большого числа именованных диапазонов.

Подготовительная работа: если ваши заголовки подходят в качестве названия диапазонов, вы можете использовать их для быстрого создания имен диапазонов.

Решение: выберите набор данных, включая заголовки строк и столбцов. В Excel 2007 перейдите на вкладку ФОРМУЛЫ в область Определенные имена. Выберите команду Создать из выделенного. В окне Создание имен из выделенного диапазона выберите в строке выше и в столбце слева, нажмите Оk (рис. 1).

Рис. 1. Команда Создать из выделенного позволяет за несколько кликов присвоить имена большому числу диапазонов

Рис. 1. Команда Создать из выделенного позволяет за несколько кликов присвоить имена большому числу диапазонов

Читать полностью

Быстрое создание меню гиперссылок

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Это глава из книги Билла Джелена Гуру Excel расширяют горизонты: делайте невозможное с Microsoft Excel.

Задача: вы создаете набор отчетов для людей, которые не знакомы с Excel, и вы хотите добавить лист меню, чтобы помочь им ориентироваться в книге. Как правило, создание гиперссылок на другое место в документе вызывает затруднения. Нет ли простого быстрого способа?

Решение: убедитесь, что ваша книга сохранена и является единственной открытой книгой Excel. В версии 2007 и более поздней перейдите на вкладку ВИД и кликните на кнопку Новое окно. Появится второе окно, в котором будет открыта та же книга. Снова на вкладке ВИД кликните на кнопку Рядом. В левом окне будет отражаться лист Menu. В правом окне нажмите сочетание клавиш Ctrl+PgDn и вы перейдете к первой странице отчета – листу Abstract.

Цель – извлечь заголовок из каждого листа рабочей книги и создать гиперссылку на листе меню (рис. 1). Выберите название в А1 из правого окна. Щелкните правой кнопкой мыши на правой границе ячейки A1, перетащите в ячейку В4 левого окна на лист меню, отпустите кнопку мыши, выберите пункт Создать гиперссылку (подробнее см. Альтернативное меню перетаскивания).

Рис. 1. Это контекстное меню предоставляет быстрый способ для создания гиперссылки

Рис. 1. Это контекстное меню предоставляет быстрый способ для создания гиперссылки

Читать полностью

Альтернативное меню перетаскивания (Alternate Drag and Drop menu)

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Это глава из книги Билла Джелена Гуру Excel расширяют горизонты: делайте невозможное с Microsoft Excel.

Задача: как-то раз вы наткнулись на удобное контекстное меню, дающее доступ к дополнительным параметрам копирования. Но не может вспомнить, как вы получили доступ к этому меню.

Решение: в Excel существует дополнительное (альтернативное) меню с полезными опциями (рис. 1). Чтобы открыть его, выделите ячейку или диапазон ячеек. Перейдите к правому краю данных. Щелкните правой кнопкой мыши и перетащите границу вправо в новую область. Отпустите кнопку мыши. Появится новое «секретное» меню (так называемое альтернативное меню перетаскивания; Alternate Drag and Drop menu).

Рис. 6. «Секретное» меню

Рис. 1. Альтернативное «секретное» меню перетаскивания

Читать полностью

Копирование точной формулы с помощью клавиатурного сокращения Ctrl+’

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Это глава из книги Билла Джелена Гуру Excel расширяют горизонты: делайте невозможное с Microsoft Excel.

Задача: вы ввели формулу СУММ в строке 23 (рис. 1). В следующей строке вы бы хотели подсчитать СРЗНАЧ. Однако, если вы скопируете ячейку В23 в В24, диапазон, на который ссылается формула будет автоматически изменен.

Рис. 1. Вы хотите изменить СУММ в строке 23 на СРЗНАЧ в строке 24

Рис. 1. Вы хотите изменить функцию СУММ в строке 23 на СРЗНАЧ в строке 24

Читать полностью

Сортировка промежуточных итогов

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Это глава из книги Билла Джелена Гуру Excel расширяют горизонты: делайте невозможное с Microsoft Excel.

Задача: у вас есть база данных продаж по клиентам (рис. 1), необходимо создать диаграмму, отражающую объем продаж пяти крупнейших клиентов. (Видно, что имеется несколько строк на каждого клиента.)

Рис. 1. Исходная структура данных

Рис. 1. Исходная структура данных

Читать полностью

Автофильтр в сводной таблице

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Это глава из книги Билла Джелена Гуру Excel расширяют горизонты: делайте невозможное с Microsoft Excel.

Проблема: вы создали сводную таблицу для суммирования продаж по клиентам. Теперь вы хотите отфильтровать результаты, чтобы отображались только покупатели с объемом продажи между $20 000 и $30 000. Команда автофильтр для сводных таблиц заблокирована.

Решение: вы можете обмануть Excel и включить автофильтр. Выделите на одну ячейку больше, чем заголовки сводной таблицы (рис. 1).

Рис. 1. Выделите на одну ячейку больше, чем заголовки сводной таблицы

Рис. 1. Выделите на одну ячейку больше, чем заголовки сводной таблицы

Читать полностью

Автонумерация строк и столбцов в базе данных Excel

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Это глава из книги Билла Джелена Гуру Excel расширяют горизонты: делайте невозможное с Microsoft Excel.

Задача: вы хотите пронумеровать записи (строки) и заголовки столбцов в базе данных Excel. В дальнейшем при использовании автофильтра некоторые записи будут скрыты, но номера записей пересчитаются и пропусков в нумерации не будет.

В базе данных (рис. 1) записи и столбцы пронумерованы. После применения автофильтра в столбце G (> 335) и скрытии двух столбцов (D и F), пропуски в автонумерации не появились (рис. 2).

Примечание. Поскольку во втором ряду нумерация основана на формулах, после скрытия столбцов нажмите F9, чтобы пересчитать формулы (скрытие столбцов само по себе не является действием, приводящим к пересчету формул).

Рис. 1. Полная база данных

Рис. 1. Полная база данных

Читать полностью