7. Полезняшки Excel

Вычисляемые поля и вычисляемые элементы в Excel 2013

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

В процессе анализа данных с использованием сводных таблиц часто возникает потребность во включении в отчет значений, полученных в результате вычислений, которые выполнялись вне исходного набора данных. Программа Excel обеспечивает пользователя средствами выполнения расчетов в сводных таблицах используя вычисляемые поля и вычисляемые элементы. [1] На рис. 1 показано, как вычисляемое поле может представить данные в ином ракурсе. Сводная таблица отображает объем продаж и время (в часах), затраченное на продажу оборудования на каждом рынке сбыта. Вычисляемое поле, рассчитывающее среднюю выручку за час, расширяет возможности по анализу данных в сводной таблице.

Рис. 1. Вычисляемое поле в сводной таблице

Рис. 1. Необходимо создать в имеющейся сводной таблице вычисляемое поле Средняя выручка за час, которое придаст новый смысл анализируемым данным

Читать полностью

Фильтрация данных сводной таблицы в Excel 2013

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Фильтрации сводных таблиц в Excel 2013 может быть выполнена десятками методов. На рис. 1 приведены лишь некоторые из них. [1]

Рис. 1. Здесь показаны лишь некоторые из великого множества фильтров сводных таблиц

Рис. 1. Здесь показаны лишь некоторые из великого множества фильтров сводных таблиц

Читать полностью

Сортировка данных сводной таблицы в Excel 2013

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Сортировка данных, находящихся в области строк и столбцов сводной таблицы, по умолчанию выполняется в порядке возрастания (рис. 1а) либо с применением пользовательских списков сортировки. [1] Далеко не всегда это устраивает пользователя. Например, когда хочется отобразить заказчиков с наибольшим доходом в верхней части списка (рис. 1б). Если в сводной таблице применяется сортировка по возрастанию (убыванию), следует создать правило, контролирующее порядок сортировки по полю. Причем это правило (в отношении этого поля) будет применяться даже после добавления новых полей в сводную таблицу (рис. 1в).

Рис. 1. Сортировка по полю Заказчик

Рис. 1. Сортировка по полю Заказчик: (а) по умолчанию – от А до Я; (б) в порядке уменьшения дохода; (в) порядок сортировки по полю Заказчик не изменился при добавлении поля Сектор

Читать полностью

Управление панелью Поля сводной таблицы

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

В Excel 2013 существует три типа макетов отчета сводной таблицы (рис. 1): в сжатой форме, в форме структуры и в табличной форме. Доступ к изменению макета сводной таблицы можно получить, пройдя по меню Работа со сводными таблицамиКонструкторМакет отчета. [1] Обратите внимание на визуальные отличия в этих макетах. В сжатой форме оба поля строк (Регион и Рынок сбыта) расположены в одном столбце (А). В форме структуры макет содержит строки заголовков (строки 10, 13, 15 и 21), а поля Регион и Рынок сбыта расположены каждый в своем столбце. Наконец, в табличной форме поля Регион и Рынок сбыта также расположены каждый в своем столбце, но при этом отсутствуют строки заголовков регионов. Вместо последних есть строки с промежуточными итогами (12, 14, 20 и 25). Но, если строки итогов в табличной форме можно отключить, и сводная таблица станет более компактной, то заголовки регионов в форме структуры отключить нельзя.

Рис. 1. Формы представления отчета сводной таблицы

Рис. 1. Формы представления отчета сводной таблицы

Читать полностью

Группировка данных сводной таблицы в Excel 2013

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Несмотря на то что большая часть операций подведения итогов и вычисления показателей выполняется с использованием стандартных команд сводных таблиц, иногда возникают ситуации, в которых требуется дополнительная группировка данных. [1] Например, исходные финансовые данные, как правило, фиксируются с указанием даты сделки (рис. 1), в отчете желательно представить их не по каждой дате отдельно (рис. 2а), а сгруппированными по месяцам (рис. 2б). Команда Группировать вкладки Анализ позволяет легко и быстро консолидировать даты сделок в группы, основанные на месяцах или кварталах. Впоследствии вы сможете суммировать данные в этих группах таким же образом, как это выполняется в полях сводной таблицы.

Рис. 1. Исходные данные содержат список сделок с указанием конкретной даты

Рис. 1. Исходные данные содержат список сделок с указанием конкретной даты

Читать полностью

Вычисления в сводной таблице (в области значений) в Excel 2013

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Вычисления в сводной таблице подчиняются правилам по умолчанию. При формировании сводной таблицы данные в поле значений обрабатывают данные источника следующим образом:

  • для числовых значений используется функция СУММ;
  • для текстовых – функция СЧЁТ.

Возьмем, например, исходные данные, представленные на рис. 1. Если включить в область значений сводной таблицы поля Заказчик и Доход, то по первому полю посчитается число заказчиков, а по второму – сумма дохода (рис. 2).

Рис. 1. Исходные данные, используемые во всех примерах заметки

Рис. 1. Исходные данные, используемые во всех примерах заметки

Читать полностью

Билл Джелен, Майкл Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Как-то так случилось, что в свое время я не обратил особого внимания на новые возможности Excel 2010. В частности, это относилось и к сводным таблицам. А когда в начале 2013-го я перешел на Excel2013, то решил «не размениваться» на изучение книг по Excel2010, и дождаться выхода книг, посвященных Excel2103.

Сводные таблицы – одна из любимых моих тем, потому об особенностях их использования в последней версии Excel я расскажу подробнее. Настоящая заметка открывает серию статей о сводных таблицах, и, во-первых, содержит перечень тем, которым посвящены отдельные посты, а во-вторых, некоторые отдельные замечания, которые мне показались интересными во время прочтения первых трех глав книги. Сразу должен извиниться перед начинающими пользователями сводных таблиц: я не буду рассказывать о базовых понятиях. Речь пойдет только о том, что мне (продвинутому пользователю) показалось интересным.

Билл Джелен, Майкл Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. – М.: Вильямс, 2014. – 448 с.

Джелен. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. Обложка

Читать полностью

Создание стиля сводной таблицы в Excel 2010

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Коллекция стилей сводных таблиц, отображаемая на контекстной вкладке ленты Конструктор, содержит 85 встроенных стилей. Разбитая на категории Светлый, Средний и Темный, эта коллекция позволяет изменить цвет, линии и иные элементы форматирования сводной таблицы. [1] Обратите внимание на то, что можно изменить значки каждого стиля, воспользовавшись настройками из группы Параметры стилей сводной таблицы (рис. 1).

Рис. 1. 85 стилей сводных таблиц и 4 настройки стилей

Рис. 1. 85 стилей сводных таблиц и 4 настройки стилей

Читать полностью

Новые инструменты для работы со сводными таблицами в Excel 2010

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

В Excel 2010 появилось несколько новых инструментов, облегчающих (ускоряющих) работу со сводными таблицами. [1]

Задержка обновления макета сводной таблицы

Серьезный недостаток при создании сводных таблиц на основе больших наборов исходных данных — это ожидание завершения обработки всех данных таблицы при добавлении в нее нового поля. Настоящей пыткой становится добавление в сводную таблицу нескольких больших полей данных!

В Excel 2010 данная проблема в определенной степени решена за счет включения в окно Список полей сводной таблицы флажка Отложить обновление макета (рис. 1). При активизации указанного режима обновление вида сводной таблицы будет выполняться только по вашему указанию, а не автоматически. Вы сначала спокойно добавите в сводную таблицу необходимое количество полей и только после этого обновите все данные в ней.

Рис. 1. Флажок Отложить обновление макета

Рис. 1. Флажок Отложить обновление макета позволяет не ожидать обновления сводной таблицы после каждого «перетаскивания», а сначала полностью сформировать сводную таблицу, и лишь затем обновить ее

Читать полностью

Excel 2013. Создание нескольких сводных таблиц на основе одного источника данных: один кеш или несколько?

Рубрика: 7. Полезняшки Excel

Время от времени необходим повторный анализ одного и того же набора данных. [1]  В большинстве случаев это требует создания отдельных сводных таблиц на основе одного и того же источника данных. При создании сводной таблицы исходный набор данных сохраняется в специальной области памяти, которая называется кешем сводной таблицы. Каждая последующая создаваемая сводная таблица увеличивает размер файла рабочей книги и повышает требования к ресурсам компьютера. Невольно возникает вопрос: почему бы не применять единожды заполненный кеш сводной таблицы в качестве источника данных сразу для многих сводных таблиц? Что мешает создавать все сводные таблицы, основанные на одном наборе данных, после однократного занесения этого набора данных в кеш-память? К тому же такая методика позволит существенно уменьшить размер конечного файла и снизит нагрузку на оперативную память.

В версии Excel 2007 и более ранних на этапе создания сводной таблицы, основанной на наборе данных, который используется в другой сводной таблице, программа автоматически предлагала применять информацию, сохраненную в кеш-памяти. В Excel 2013 эта возможность отсутствует.

Читать полностью