7. Полезняшки Excel

Хотя в Excel реализована общая защита рабочих книг и листов, этот грубый инструмент не может предоставить пользователям ограниченные привилегии — если только вы не примените какие-то трюки. [1] Управлять действиями пользователей можно путем ответов на события. События — это действия, которые происходят по мере того, как вы работаете с книгами и листами. Наиболее часто происходящие события — это открытие рабочей книги, ее сохранение и закрытие после завершения работы. Вы можете заставить Excel автоматически выполнять некоторый код Visual Basic в момент, когда происходит одно из этих событий.

Отключение в рабочей книге команды Сохранить

Можно сделать так, чтобы рабочую книгу нельзя было сохранить, и она открывалась в режиме «только для чтения». Для этого в вашей книге выполните команду Сохранить как и в окне Сохранение документа кликните на стрелку вниз на кнопке Сервис (рис. 1). Выберите опцию Общие параметры.

Рис. 1. Доступ к меню Общие параметры при сохранении книги Excel

Подробнее »Защита книги Excel от копирования и печати

Иногда требуется место для информации, которую пользователи не смогут прочитать или изменить. Встройте тайное место в рабочую книгу, место, где вы сможете хранить данные, формулы и прочие мелочи, используемые, но невидимые на ваших листах. [1]

Простейший способ скрыть такой лист – кликнуть на ярлычке листа правой кнопкой мыши, и выбрать опцию Скрыть (рис. 1). Однако, чуть более опытные пользователи смогут отобразить лист, скрытый таким образом, кликнув на ярлычке любого видимого листа, и выбрав опцию Показать. Можно просто защитить лист, пройдя по меню Рецензирование –> Защитить лист. Однако он все так же будет полностью виден — данные, формулы и все остальное.

Рис. 1. Команда Скрыть лист

Подробнее »Как скрыть лист, чтобы его невозможно было отобразить

Как правило, имена используются для обращения к диапазону ячеек, реже для определения констант. В настоящей заметке будет рассмотрено создание пользовательских функций при помощи имен. [1] Но сначала пару слов об именовании констант.

Предположим, вы часто используете в расчетах налоговую ставку НДС – 18%. Вместо того чтобы вводить значение 18% (0,18) в формулах, можно просто ввести слово НДС, и Excel автоматически подставит значение 0,18, которому присвоено это имя. Вот как можно это сделать. Пройдите по меню Формулы –> Присвоить имя. В открывшемся окне Создание имени введите имя НДС, в поле диапазон введите =18%, кликните Ok (рис. 1).

Рис. 1. Определение имени для ставки НДС

Подробнее »Создание пользовательских функций при помощи имен

Повреждение книги часто бывает очень болезненным. Я покажу, во-первых, как обезопасить себя с помощью резервного копирования, а во-вторых, что можно сделать, если файл всё же нужно восстановить. [1]

Автоматическое сохранение резервной копии книги

Чтобы ваш труд не пропал, в случае повреждения файла, настройте резервное копирование. Пройдите по меню Файл –> Сохранить как (в Excel 2013). Выберите место на диске для сохранения, и в открывшемся окне Сохранение документа, нажмите стрелку рядом с кнопкой Сервис; выберите команду Общие параметры. В открывшемся окне Общие параметры установите флажок Всегда создавать резервную копию (рис. 1). Эта установка действует только для той книги, в которой вы сделали настройку.

Рис. 1. Автоматическое сохранение резервной копии книги

Подробнее »Извлечение данных из поврежденной книги Excel

Иногда одни и те же данные одновременно содержатся в нескольких рабочих листах. Чтобы выполнить ввод данных в несколько рабочих листов, можно применить инструмент группировки Excel. Эту группировку можно выполнить стандартными методами Excel или с использованием кода VBA. [1] Встроенный механизм Excel для одновременного размещения данных в нескольких листах — это средство под названием Группа. Оно позволяет группировать листы, связывая их внутри рабочей книги. Чтобы применить средство Группа, щелкните лист, на котором будете вводить данные, а затем, удерживая клавишу Ctrl, щелкните ярлычки с именами рабочих листов, куда должны одновременно вводиться те же данные (рис. 1).

Рис. 1. Три первых листа объединены в группу

Подробнее »Одновременный ввод данных в несколько рабочих листов

Excel позволяет одновременно раскрывать несколько рабочих книг и настраивать их вид, помещая книги в различные окна. Сохранение персональных представлений рабочих областей осуществляется в виде файлов с расширением .xlw. В последующем вы можете открывать именно те представления, которые нужны в данный момент. [1]

Иногда при работе в Excel необходимо открыть на экране несколько рабочих книг. Это упрощает использование и просмотр данных из нескольких книг. Чтобы за один раз открыть несколько рабочих книг, выберите команду Файл –> Открыть и выделите нужные книги, удерживая клавишу Ctrl, а затем щелкните на кнопке Открыть. В любой из открытых книг (неважно, в какой) выберите команду Вид –> Упорядочить все. Если установлен флажок Только окна текущей книги, сбросьте его, а затем установите нужный переключатель и щелкните на кнопке ОК. В нашем примере (рис. 1) была выбрана опция Слева направо.

Рис. 1. Две книги Excel, расположенные рядом (чтобы увеличить изображение, кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите опцию Открыть картинку в новой вкладке)

Подробнее »Сохранение персональных представлений рабочих областей в виде файлов .xlw

В Excel не предусмотрено встроенной функции для поиска формул. Когда формула введена в ячейку, узнать, является ячейка постоянным значением или значением, полученным из формулы, можно, только щелкнув ячейку и взглянув на строку формул или же нажав Ctrl+~ (тильда; чтобы отменить режим показа формул, нажмите Ctrl+~ еще раз). Предлагаемый трюк позволит вам выделить ячейки с формулами при помощи трех строчек кода VBA и условного форматирования. [1]

Если вы никогда не создавали пользовательской фунции при помощи VBA, рекомендую начать с заметки Сумма по цвету ячеек в Excel, в которой поясняются первые шаги.

Если вы представляете, о чем речь, пройдите по меню Разработчик –> Visual Basic и в открывшемся окне Microsoft Visual Basic for Applications пройдите по меню Insert –> Module (рис. 1). В окне нового модуля наберите следующий код:

Function IsFormula(Check_Cell As Range)
IsFormula = Check_Cell.HasFormula
End Function

Рис. 1. Код пользовательской функции IsFormula в окне Microsoft Visual Basic for Applications

Подробнее »Как выделить ячейки с формулами в Excel

Миллионы людей каждый день работают с электронными таблицами Excel, однако совсем немногие продвигаются дальше освоения стандартного набора инструментов этой программы. Вместе с тем существует множество методов эффективной работы в Excel, овладеть которыми можно достаточно легко и быстро. Эта книга помогает читателю сразу же перейти к практическим инструментам и методам анализа, обработки и представления данных. В издании рассматриваются наиболее эффективные способы обработки информации, которые помогут по максимуму использовать всю мощь Excel и быстро добиться необходимых результатов.

На самом деле, книгу я приобрел довольно давно, но целиком никогда не читал, а использовал для поиска ответов на вопросы, которые возникали во время работы, или поступали от посетителей сайта. Так что к моменту публикации настоящей заметки на сайте уже размещено порядка 10 постов, использующих идеи авторов.

Д.Холи, Р.Холи. Excel 2007. Трюки. 138 профессиональных приемов. – СПб.: Питер, 2008. – 368 с. [1]

Подробнее »Д.Холи, Р.Холи. Excel 2007. Трюки

Кубы данных OLAP (Online Analytical Processing — оперативный анализ данных) позволяют эффективно извлекать и анализировать многомерные данные. В отличие от других типов баз данных, базы данных OLAP разработаны специально для аналитической обработки и быстрого извлечения из них всевозможных наборов данных. На самом деле существует несколько ключевых различий между стандартными реляционными базами данных, такими как Access или SQL Server, и базами данных OLAP. [1]

Рис. 1. Для подключения куба OLAP к книге Excel воспользуйтесь командой Из служб аналитики

Подробнее »Кубы данных OLAP

В Excel 5 впервые была реализована поддержка нового макроязыка Visual Basic for Applications (VBA). VBA позволяет выполнять действия, которые обычно реализуются в Excel, но намного быстрее и точнее. Если вам доводилось прежде сталкиваться с VBA-программами, то вы знаете, что очень часто они позволяют с помощью всего одного щелчка мышью получать результаты, на которые в случае применения обычных средств Excel уходит несколько часов, а то и дней. [1] Использование VBA в сводных таблицах способно существенно облегчить ваш труд. Не стоит пугаться сложностей VBA. 90% программного кода генерируется благодаря функции записи макросов, а о том, как написать остальные 10%, будет рассказано ниже.

Рис. 1. Окно Параметры Excel

Подробнее »VBA в сводных таблицах