7. Полезняшки Excel

Частичная защита листа Excel

Недавно, посетитель сайта задал вопрос: можно ли защитить лист (он содержит сводную и обычные таблицы), но при этом оставить возможность обновлять сводную таблицу? Цель – исключить возможность редактировать ячейки в обычных таблицах.

Поскольку я знал, что Excel предоставляет обширный набор разрешенных действий, даже если используется защита листа Excel, я подумал, что вопрос простой и быстро нашел соответствующую опцию. Откройте приаттаченный к статье Excel-файл. Откройте вкладку Рецензирование, перейдите в область Изменения и кликните Защитить лист. В открывшемся окне Защита листа поставьте галочку напротив Использование отчетов сводных таблиц (рис. 1). Наберите пароль (в моем файле пароль 123), кликните Ok, в открывшемся окне Подтверждение пароля повторите ввод пароля, кликните Ok, и вуаля… лист защищен.

Рис. 1. Окно настройки параметров защиты листа

Рис. 1. Окно настройки параметров защиты листа

Подробнее »Частичная защита листа Excel

Excel тормозит: данные, форматирование, формулы, макросы, сводные

Большие файлы Excel часто добавляют хлопот пользователям из-за увеличения времени их обработки. Иногда проблемы становятся настолько острыми, что с файлом невозможно работать. Несколько лет назад я предложил два варианта, как бороться с мусорными объектами, которые могут появляться при импорте данных из 1С, SAP и других программ: Excel тормозит. Что делать? и Excel «тормозит». Что делать? Дубль 2. Заметки пользуются большой популярностью, при этом в комментариях задают вопросы, напрямую не связанные с паразитными объектами. А около года назад, когда я читал книгу Майкл Гирвин. Ctrl+Shift+Enter. Освоение формул массива в Excel, то обратил внимание на то, как много внимания автор уделяет скорости работы формул, постоянно сравнивая время выполнения обычных формул, формул баз данных и формул массива. Так и родилась идея этой заметки – показать, как различные элементы книги Excel влияют на ее размер. [1]

Рис. 1. Зависимость размера книги от числа листов в ней

Рис. 1. Зависимость размера книги от числа листов в ней; 255 пустых листов увеличивают размер книги до 131 КВ

Подробнее »Excel тормозит: данные, форматирование, формулы, макросы, сводные

Защита книги Excel от копирования и печати

Хотя в Excel реализована общая защита рабочих книг и листов, этот грубый инструмент не может предоставить пользователям ограниченные привилегии — если только вы не примените какие-то трюки. [1] Управлять действиями пользователей можно путем ответов на события. События — это действия, которые происходят по мере того, как вы работаете с книгами и листами. Наиболее часто происходящие события — это открытие рабочей книги, ее сохранение и закрытие после завершения работы. Вы можете заставить Excel автоматически выполнять некоторый код Visual Basic в момент, когда происходит одно из этих событий.

Отключение в рабочей книге команды Сохранить

Можно сделать так, чтобы рабочую книгу нельзя было сохранить, и она открывалась в режиме «только для чтения». Для этого в вашей книге выполните команду Сохранить как и в окне Сохранение документа кликните на стрелку вниз на кнопке Сервис (рис. 1). Выберите опцию Общие параметры.

Рис. 1. Доступ к меню Общие параметры при сохранении книги Excel

Рис. 1. Доступ к меню Общие параметры при сохранении книги Excel

Подробнее »Защита книги Excel от копирования и печати

Как скрыть лист, чтобы его невозможно было отобразить

Иногда требуется место для информации, которую пользователи не смогут прочитать или изменить. Встройте тайное место в рабочую книгу, место, где вы сможете хранить данные, формулы и прочие мелочи, используемые, но невидимые на ваших листах. [1]

Простейший способ скрыть такой лист – кликнуть на ярлычке листа правой кнопкой мыши, и выбрать опцию Скрыть (рис. 1). Однако, чуть более опытные пользователи смогут отобразить лист, скрытый таким образом, кликнув на ярлычке любого видимого листа, и выбрав опцию Показать. Можно просто защитить лист, пройдя по меню Рецензирование –> Защитить лист. Однако он все так же будет полностью виден — данные, формулы и все остальное.

Рис. 1. Команда Скрыть лист

Рис. 1. Команда Скрыть лист

Подробнее »Как скрыть лист, чтобы его невозможно было отобразить

Создание пользовательских функций при помощи имен

Как правило, имена используются для обращения к диапазону ячеек, реже для определения констант. В настоящей заметке будет рассмотрено создание пользовательских функций при помощи имен. [1] Но сначала пару слов об именовании констант.

Предположим, вы часто используете в расчетах налоговую ставку НДС – 18%. Вместо того чтобы вводить значение 18% (0,18) в формулах, можно просто ввести слово НДС, и Excel автоматически подставит значение 0,18, которому присвоено это имя. Вот как можно это сделать. Пройдите по меню Формулы –> Присвоить имя. В открывшемся окне Создание имени введите имя НДС, в поле диапазон введите =18%, кликните Ok (рис. 1).

Рис. 1. Определение имени для ставки НДС

Рис. 1. Определение имени для ставки НДС

Подробнее »Создание пользовательских функций при помощи имен

Извлечение данных из поврежденной книги Excel

Повреждение книги часто бывает очень болезненным. Я покажу, во-первых, как обезопасить себя с помощью резервного копирования, а во-вторых, что можно сделать, если файл всё же нужно восстановить. [1]

Автоматическое сохранение резервной копии книги

Чтобы ваш труд не пропал, в случае повреждения файла, настройте резервное копирование. Пройдите по меню Файл –> Сохранить как (в Excel 2013). Выберите место на диске для сохранения, и в открывшемся окне Сохранение документа, нажмите стрелку рядом с кнопкой Сервис; выберите команду Общие параметры. В открывшемся окне Общие параметры установите флажок Всегда создавать резервную копию (рис. 1). Эта установка действует только для той книги, в которой вы сделали настройку.

Рис. 1. Автоматическое сохранение резервной копии книги

Рис. 1. Автоматическое сохранение резервной копии книги

Подробнее »Извлечение данных из поврежденной книги Excel

Одновременный ввод данных в несколько рабочих листов

Иногда одни и те же данные одновременно содержатся в нескольких рабочих листах. Чтобы выполнить ввод данных в несколько рабочих листов, можно применить инструмент группировки Excel. Эту группировку можно выполнить стандартными методами Excel или с использованием кода VBA. [1] Встроенный механизм Excel для одновременного размещения данных в нескольких листах — это средство под названием Группа. Оно позволяет группировать листы, связывая их внутри рабочей книги. Чтобы применить средство Группа, щелкните лист, на котором будете вводить данные, а затем, удерживая клавишу Ctrl, щелкните ярлычки с именами рабочих листов, куда должны одновременно вводиться те же данные (рис. 1).

Рис. 1. Три первых листа объединены в группу

Рис. 1. Три первых листа объединены в группу

Подробнее »Одновременный ввод данных в несколько рабочих листов

Сохранение персональных представлений рабочих областей в виде файлов .xlw

Excel позволяет одновременно раскрывать несколько рабочих книг и настраивать их вид, помещая книги в различные окна. Сохранение персональных представлений рабочих областей осуществляется в виде файлов с расширением .xlw. В последующем вы можете открывать именно те представления, которые нужны в данный момент. [1]

Иногда при работе в Excel необходимо открыть на экране несколько рабочих книг. Это упрощает использование и просмотр данных из нескольких книг. Чтобы за один раз открыть несколько рабочих книг, выберите команду Файл –> Открыть и выделите нужные книги, удерживая клавишу Ctrl, а затем щелкните на кнопке Открыть. В любой из открытых книг (неважно, в какой) выберите команду Вид –> Упорядочить все. Если установлен флажок Только окна текущей книги, сбросьте его, а затем установите нужный переключатель и щелкните на кнопке ОК. В нашем примере (рис. 1) была выбрана опция Слева направо.

Рис. 1. Две книги Excel, расположенные рядом

Рис. 1. Две книги Excel, расположенные рядом (чтобы увеличить изображение, кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите опцию Открыть картинку в новой вкладке)

Подробнее »Сохранение персональных представлений рабочих областей в виде файлов .xlw

Как выделить ячейки с формулами в Excel

В Excel не предусмотрено встроенной функции для поиска формул. Когда формула введена в ячейку, узнать, является ячейка постоянным значением или значением, полученным из формулы, можно, только щелкнув ячейку и взглянув на строку формул или же нажав Ctrl+~ (тильда; чтобы отменить режим показа формул, нажмите Ctrl+~ еще раз). Предлагаемый трюк позволит вам выделить ячейки с формулами при помощи трех строчек кода VBA и условного форматирования. [1]

Если вы никогда не создавали пользовательской фунции при помощи VBA, рекомендую начать с заметки Сумма по цвету ячеек в Excel, в которой поясняются первые шаги.

Если вы представляете, о чем речь, пройдите по меню Разработчик –> Visual Basic и в открывшемся окне Microsoft Visual Basic for Applications пройдите по меню Insert –> Module (рис. 1). В окне нового модуля наберите следующий код:

Function IsFormula(Check_Cell As Range)
IsFormula = Check_Cell.HasFormula
End Function

Рис. 1. Код пользовательской функции IsFormula в окне Microsoft Visual Basic for Applications

Рис. 1. Код пользовательской функции IsFormula в окне Microsoft Visual Basic for Applications

Подробнее »Как выделить ячейки с формулами в Excel

Д.Холи, Р.Холи. Excel 2007. Трюки

Миллионы людей каждый день работают с электронными таблицами Excel, однако совсем немногие продвигаются дальше освоения стандартного набора инструментов этой программы. Вместе с тем существует множество методов эффективной работы в Excel, овладеть которыми можно достаточно легко и быстро. Эта книга помогает читателю сразу же перейти к практическим инструментам и методам анализа, обработки и представления данных. В издании рассматриваются наиболее эффективные способы обработки информации, которые помогут по максимуму использовать всю мощь Excel и быстро добиться необходимых результатов.

На самом деле, книгу я приобрел довольно давно, но целиком никогда не читал, а использовал для поиска ответов на вопросы, которые возникали во время работы, или поступали от посетителей сайта. Так что к моменту публикации настоящей заметки на сайте уже размещено порядка 10 постов, использующих идеи авторов.

Д.Холи, Р.Холи. Excel 2007. Трюки. 138 профессиональных приемов. – СПб.: Питер, 2008. – 368 с. [1]

Холи_обложка

Подробнее »Д.Холи, Р.Холи. Excel 2007. Трюки