7. Полезняшки Excel

Excel. Сводная таблица на основе нескольких листов

Если вы столкнулись с необходимостью создать сводную таблицу на основе данных, размещенных на нескольких листах одной книги (или разных книг), вас ждет разочарование. Стандартным образом Excel делает это «через одно место»… 🙂

Подробнее »Excel. Сводная таблица на основе нескольких листов

Excel тормозит. Что делать?

Мой знакомый прислал мне Excel-файл содержащий порядка 200 строк без формул и связей, и весящий около 28МВ! Для перехода курсора из ячейки в ячейку требовалось несколько секунд. Первое, что я сделал, это удалил всё форматирование, очистил все пустые ячейки. Не сильно помогло. Удалил все данные. Ситуация чуть улучшилась, но четко было видно, что файл Excel тормозит. Задал вопрос в Google – о чудо! – нашел ответ.

GPlay пишет:
Наверное это побочный эффект копирования. Похожая вещь возникает при вставке данных целыми листами или столбцами/строками из файлов, созданных 1С и подобных (ERP) систем: они генерируют в файл «пустые» ячейки (забитые пробелами) и объекты типа Надпись. В итоге со временем файл становится очень большим.
В Excel2003: меню Правка → Перейти → Выделить → Объекты.
В Excel2007: вкладка Главная → Найти и выделить → Выделение группы ячеек → Объекты.
Весь процесс сопровождался долгими лагами, но в итоге выделилась какая-то непонятная ерунда, которую я удалил, после чего торможение пропало.

Подробнее »Excel тормозит. Что делать?

Excel. Сводная таблица на основе другой сводной

В моей практике не раз возникала задача анализа данных ранее собранных в сводную таблицу. Допустим, что анализируя продажи, вы воспользовались исходными данными, представленными в следующем формате (табл. 1):

Клиент Дата отгрузки Сумма отгрузки
ООО «Ромашка» 21 декабря 2010 12 039,58 руб.
ООО «Лютик» 22 декабря 2010 291 574,23 руб.

На основе таких данных в Excel несложно сформировать сводную таблицу, что-то типа (табл. 2):

Клиент Сумма отгрузок за период
ООО «Ромашка» 1 156 421,97 руб.
ООО «Лютик» 2 586 924,36 руб.

Если же вы хотите распределить клиентов по объему продаж, чтобы получить сводную таблицу типа (табл. 3):

Диапазон объема продаж Число клиентов в диапазоне
0 – 499 999,99 руб. 254
2 000 000 – 2 499 999,99 руб. 21

то вы столкнетесь с трудностями, так как создать такую таблицу на основе исходных данных (таблица 1), вам не удастся.

Подробнее »Excel. Сводная таблица на основе другой сводной

Использование мастера сводных таблиц в Excel2007

В Excel2007 разработчики Microsoft почему-то решили отказаться от мастера сводных таблиц и упрятали его так далеко, что сразу и не найдешь. В большинстве случаев, действительно можно обойтись без мастера, но иногда он все же нужен. Например, если вы хотите создать сводную таблицу на основе данных, содержащихся в нескольких листах.

Для использования мастера сводных таблиц выведите его на панель быстрого доступа.

Подробнее »Использование мастера сводных таблиц в Excel2007

Excel. Подсчет числа ячеек, содержащих текст определенного цвета

Довольно часто пользователи «раскрашивают» ячейки в разные цвета. Если потом возникает необходимость просуммировать значения в выделенных ячейках, то, к сожалению, у Excel`я нет такой стандартной функции. Я написал небольшой код, позволяющий легко решить эту задачу при помощи пользовательской функции СумЦвет. Недавно у меня возникла похожая задача: требовалось определить число ячеек, цвет текста в которых был красным.

Если вы впервые хотите добавить пользовательскую функцию, вам будет полезна моя статья, в которой перечислены шаги по «внедрению» кода в файлы Excel.

Подробнее »Excel. Подсчет числа ячеек, содержащих текст определенного цвета

В Excel (как, впрочем, и в менеджменте :)) к решению ведет несколько путей

Как я уже писал, функция ДЕНЬНЕД возвращает число,.. например, 4. В то время как пользователям удобнее воспринимать буквы, в нашем примере – «четверг» или «чт». Я предложил небольшой код VBA, который «научил» функцию ДЕНЬНЕД возвращать буквы. Подробнее »В Excel (как, впрочем, и в менеджменте :)) к решению ведет несколько путей

Excel. Использование функции СТРОКА для создания заполнителя

Иногда возникает задача создать список, содержащий структурированную последовательность, например, для секторов, рядов и мест в театре / стадионе и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

Подробнее »Excel. Использование функции СТРОКА для создания заполнителя

Excel. Преобразование как бы чисел

Когда я работал в издательстве (сначала верстальщиком, а затем начальником производственного отдела) моим основным рабочим инструментом была программа вёрстки PageMaker от фирмы Adobe (ныне на смену ему пришел InDesign). Когда я освоил все нюансы работы в PageMaker, я стал задумываться о том, что еще можно сделать для сокращения рутинных операций, увеличения доли творчества в работе верстальщика. И я открыл для себя язык Script, поддерживаемый PageMaker. Было это в далеком 1995-м году. Описания языка скриптов нигде не было, но я был настойчив, и нашел вариант – заказал англоязычную книгу у дистрибутора Adobe в России. Через несколько месяцев книга была у меня! Счастью не было предела! Сначала я самостоятельно освоил самые простые скрипты, которые позволяли ускорить работу и внедрить стандарты обработки текста разными верстальщиками. А затем придумал процедуру автоматической верстки текстовых объявлений.

С тех пор прошло много времени и уже давно моим основным инструментом в работе является Excel. Подробнее »Excel. Преобразование как бы чисел

Графики в Excel. Делаем «красивой» шкалу времени

Возможно, вы уже сталкивались с тем, что шкала времени на графиках иногда отражается «криво». Рассмотрим пример. Вот какую шкалу времени Excel создал в автоматическом режиме:

Подробнее »Графики в Excel. Делаем «красивой» шкалу времени

Excel. Использование ДВССЫЛ для транспонирования строк в столбцы с сохранением формул

Для меня одной из самых загадочных функций Excel является ДВССЫЛ. Как она работает, я понимаю не на 100%. Но это не мешает мне её использовать в той части, которую я понимаю 🙂 Функция ДВССЫЛ является почти незаменимой, когда в формуле нужно сослаться на какую-то ячейку, а на какую именно, становится понятным только в результате вычислений. Аргумент функции ДВССЫЛ – текстовая строка, которая (если её обработать / вычислить) становится ссылкой на ячейку, например В22. То есть функция ДВССЫЛ сначала вычисляет, какая ячейка является аргументом, а потом выводит значение, хранящееся в этой ячейке.

Функция ДВССЫЛ используется, если требуется изменить ссылку на ячейку в формуле без изменения самой формулы. Не понятно? Попробуем разобраться.Подробнее »Excel. Использование ДВССЫЛ для транспонирования строк в столбцы с сохранением формул