Использование метода Getting Things Done для работы с электронной почтой

Человек мыслит понятиями. Если он не понимает, что подразумевает тот или иной термин, он не способен им воспользоваться. Например, недавно мне встретилось новое слово – фрустрация [1]. И пока я не залез в Википедию, меня терзал вопрос: «о чем это автор тут говорит?».

Некоторые понятия мы определяем интуитивно (нам кажется, что мы давно/всегда понимали, о чем речь), про некоторые – узнаем из литературы. Иногда мы читаем о, казалось бы, знакомой вещи, но понимаем, что новое определение дало нам что-то большее, позволило иначе взглянуть на мир.

Скачать заметку в формате Word

Поясню свою мысль на примере – отрывке из «Книги по верстке для тех, кто не умеет верстать», написанной Робин Уильямс:

Когда мне было лет 13 мне подарили на Рождество книгу с рисунками и описанием деревьев. Я пролистала часть книги, и меня стало распирать любопытство, смогу ли я опознать деревья, растущие по соседству. Самым первым в книжке упоминалось дерево Джошуа; для его определения требовалось всего два признака. Я смотрела на картинку и говорила самой себе: «Такого дерева в Северной Калифорнии нет. Я узнала бы его, если бы увидела, но видеть его мне никогда не приходилось». Я взяла книгу и отправилась на прогулку. Наш дом был расположен в тупике рядом с еще шестью домами. Перед четырьмя из них росли деревья… Джошуа! Я прожила здесь 13 лет, и я никогда не видела ни одного дерева Джошуа. Я шла по кварталу, и, должно быть, когда-то давно, когда все пытались как-то украсить свое новое жилище, здесь была распродажа: на передних дворах большинства домов красовались деревья Джошуа. А я до сих пор не видела ни одного! Как только я познакомилась с признаками дерева Джошуа, как только я осознала их и прочитала название, я стала замечать его везде. Это как раз отражает мою точку зрения. Если вы можете что-то назвать, вы осознаете это. Вы приобретаете над этим власть. Вы владеете этим. Вы держите это под контролем.

Сильно, не правда ли!?

Я уже давно не надеюсь на свою память, поэтому задачи, дела, идеи доверяю различным электронным носителям. Несколько лет тому назад мне попалась статья о методе Getting Things Done. Я понял, что дело не в плохой памяти, а в том, что я (в соответствии с теорией Дэвида Аллена) стремлюсь разгрузить память, не напрягать её запоминанием, что и когда делать, а сконцентрироваться на выполнении самих задач! Действуя интуитивно, опираясь на свой опыт, я выработал некоторые навыки. Знакомство же с теорией Аллена, опора на прочитанное и «переваренное» определение, позволили мне существенно улучшить мои методы управления временем, информацией, делами!

Хочу поделиться парочкой приемов, которые использую на своем рабочем месте, и которые, как я теперь понимаю, хорошо вписываются в теорию GTD. Входящие письма я обрабатываю следующим образом:

  • если ответ не требуется, то оставляю письмо во «входящих» или переношу в одну из папок по направлениям, [2] иногда удаляю письмо (обычно это относится только к письмам, отправленным на адрес рассылки);
  • если ответ очевиден, и не займет много времени, отвечаю немедленно; если это оперативная информация, и не требует дальнейшего внимания, оставляю письмо во «входящих»; если требуется контроль исполнения, или я ожидаю ответа, то переношу в папку «_out»; [3] аналогично в эту же папку переношу и отправленные письма, если ожидаю ответа;
  • если ответить сразу не могу, то переношу в «_in».

2–3 раза в день просматриваю письма в папках «_in» и «_out», начиная с самых «древних». Стараюсь, чтобы в этих папках не было писем со сроком давности более недели. Если отправляю напоминание по какому-либо письму из папки «_out», то первоначальное письмо возвращаю в папку «отправленные», а напоминание переношу в папку «_out». Если пришел ответ, что работа будет выполнена тогда-то, то именно это письмо храню в папке «_out». То есть, стараюсь, чтобы здесь была самая последняя информация по теме.

Желаю вам выработать собственные, удобные именно вам приемы разгрузки памяти!

Рис. 1. Обработка входящей почты с использованием методики GTD (рисунок из Википедии)


[1] Фрустрация (лат. frustratio — «обман», «неудача», «тщетное ожидание», «расстройство замыслов») — психическое состояние, возникающее в ситуации реальной или предполагаемой невозможности удовлетворения тех или иных потребностей.

[2] Опыт подсказывает мне, что использовать более 15 правил автоматической сортировки писем не целесообразно.

[3] Маленькая хитрость. При любой сортировке компьютер располагает папки / файлы по номерам кода символа ANSI, поэтому папки, начинающиеся, например, на ! или _ будут всегда вверху списка!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.